Ce que Vaultwood apporte, concrètement
Des prestations pensées pour être utiles sans empiéter sur le rôle des autres professionnels — avec une attention particulière portée au moment difficile que traversent les familles.
← Retour à l'accueilSix raisons de travailler avec Vaultwood
Un périmètre défini par écrit
Avant de commencer, nous remettons un descriptif de mission précis. Vous savez ce que nous ferons et ce que nous ne ferons pas.
Rythme adapté à la situation
Les semaines qui suivent un décès ne ressemblent à aucune autre. Nos séances s'ajustent à ce que la famille peut porter ce jour-là, sans calendrier imposé.
Matériaux d'archivage adaptés
Pochettes sans acide, boîtes de conservation et numérisations haute résolution. Les documents remis résistent au temps.
Aucune pression
Pas de relance répétée, pas de formule à choisir rapidement. Nous vous laissons décider quand vous êtes prêts.
Connaissance du canton
Basés à Montreux, nous connaissons les organismes cantonaux vaudois et les usages locaux, ce qui rend nos listes de démarches directement utilisables.
Résultats transmissibles
Les catalogues, manuels et listes produits peuvent être remis à tous les membres de la famille ou de l'équipe qui souhaitent les détenir.
Expertise documentaire et archivistique
Notre équipe réunit une archiviste cantonale de formation et deux facilitateurs expérimentés dans la gestion documentaire familiale et professionnelle. Cette combinaison de compétences permet d'aborder à la fois la dimension émotionnelle et la dimension technique de l'archivage.
- Formation archivistique certifiée
- Connaissance des normes ISO de conservation
- Expérience auprès des administrations cantonales
"Une archiviste sait que le contexte d'un document compte autant que le document lui-même. C'est pourquoi nous enregistrons aussi l'histoire orale qui l'accompagne."
Déroulement type d'une mission
- Conversation préalable sans engagement
- Descriptif de mission remis et signé
- Séances au rythme convenu
- Compte-rendu après chaque séance
- Livraison du résultat final avec copies
Méthode structurée, sans rigidité
Chaque mission suit un cadre clair mais s'adapte à ce qui se passe en cours de route. Si une boîte de documents insoupçonnés apparaît à la troisième séance, nous l'intégrons sans facturation supplémentaire dans les limites du périmètre convenu.
- Descriptif de mission écrit avant de commencer
- Compte-rendu après chaque séance
- Souplesse dans le déroulé concret
Un accueil attentif à la situation
Nous intervenons souvent dans des moments de tension ou de tristesse. Notre façon de travailler tient compte de cela : pas de vocabulaire technique inutile, pas de question qui pourrait blesser, pas de hâte.
- Ton posé et respectueux dans toutes les communications
- Possibilité d'avoir le même facilitateur du début à la fin
- Disponibilité par téléphone ou courriel entre les séances
"Nous sommes là pour alléger une charge pratique, pas pour ajouter de la complexité à un moment déjà difficile."
Tarifs
- Session liste de la première semaine
- Archivage de photographies et courriers
- Documentation d'entreprise familiale
Aucun frais supplémentaire dans le périmètre convenu.
Des tarifs transparents, sans surprise
Les prix indiqués sont les prix finals pour les prestations telles qu'elles sont décrites. Nous n'avons pas de formule modulaire dont les options s'accumulent. Si votre besoin correspond à l'une de nos prestations, vous savez d'emblée ce que cela coûte.
Un dépassement de périmètre ne peut survenir que si nous en discutons ensemble et que vous l'acceptez par écrit.
Vaultwood face aux alternatives habituelles
| Critère | Approches habituelles | Vaultwood |
|---|---|---|
| Périmètre de la mission | Variable, souvent implicite | Décrit par écrit avant de commencer |
| Tarification | Souvent à l'heure, difficile à anticiper | Tarif forfaitaire par prestation |
| Accompagnement du deuil | Rarement pris en compte dans une mission de tri | Ton adapté, rythme flexible |
| Conservation physique | Dossiers ordinaires | Matériaux sans acide, normes ISO |
| Transmission à plusieurs membres | Copies souvent payantes | Inclus dans le tarif de base |
| Recommandations individuelles | Parfois données sans qualification | Hors périmètre — nous renvoyons vers des professionnels qualifiés |
Ce que Vaultwood fait différemment
L'histoire orale dans l'archive
Pour les missions d'archivage, nous enregistrons un court récit oral avec un membre de la famille et le transcrivons dans l'index. Les photographies gardent ainsi leur contexte, pas seulement leur numéro de catalogue.
Le savoir tacite mis par écrit
Pour les entreprises familiales, nous capturons ce que les responsables ne pensent même plus à expliquer parce que cela leur semble évident. Ce savoir implicite est souvent le plus difficile à retrouver après un départ.
Un renvoi vers les bons interlocuteurs
Quand une question dépasse notre champ — juridique, fiscal, émotionnel — nous le disons clairement et, si la famille le souhaite, nous aidons à identifier le professionnel adapté dans la région.
Copies pour toute la famille
Les archives et catalogues produits peuvent être remis à autant de membres de la famille que souhaité. Les transmissions patrimoniales impliquent rarement une seule personne.
Repères et reconnaissances
Fondation à Montreux
Familles accompagnées
Entreprises familiales documentées
Matériaux conformes 9706 & 11108
Membre de l'Association des archivistes suisses
Depuis 2020, notre équipe participe aux groupes de travail sur les archives privées et familiales.
Référencé par la Chambre vaudoise des notaires
Depuis 2022, plusieurs études notariales vaudoises nous adressent des familles pour la phase documentaire préparatoire.
Parler de votre situation
Un premier échange, sans formalité, pour voir si l'une de nos prestations correspond à ce dont vous avez besoin. Aucun engagement de part et d'autre.
Prendre rendez-vous